Não seja vítima de desfalque

Por Rodnei Domingues

Na última pesquisa realizada no primeiro semestre de 2015 pelo CPDEC sobre fraude e corrupção foi contatado que muitas empresas são vítimas de desfalques promovidos por seus próprios colaboradores.

Analisando os resultados da pesquisa obtidos no segmento do comércio varejista, percebe-se que esses desfalques se apresentam geralmente de duas formas: 1) roubo de dinheiro; 2) roubo de produtos.

Em 92% dos casos os desvios de dinheiro foram feitos por colaboradores da área financeira ou gerencial. Em 52% dos casos os roubos de produtos foram feitos pelos colaboradores, (41% por balconistas e 11% por entregadores e assistentes) e 48% por clientes.

Os roubos de produtos efetuados pelos clientes são maiores em volume, mas menores em valor, isso porque os clientes roubam o que é possível roubar, com maior frequência, em pequenas quantidades, enquanto os colaboradores escolhem o produto do roubo e por isso roubam produtos de maior valor.

Descobrir os roubos dos clientes é mais fácil, as cenas dos roubos obtidas pelas câmaras internas e as contagens de produtos podem comprovar as ocorrências. Mas os roubos e desfalques realizados pelos funcionários são bem mais difíceis de descobrir, porque geralmente os esquemas são concebidos por quem conhece as fragilidades dos sistemas ou dos processos. Estima-se que mais de 50% dos roubos realizados pelos funcionários do comércio varejista não são descobertos.

O economista americano Robert Klitgaard é uma autoridade no estudo de fraudes, sua mais célebre contribuição ao tema é a fórmula que descreve a fraude. Essa fórmula apresentada em 1988 no livro chamado A corrupção sob controle descreve que a fraude é resultado do acesso ao dinheiro, mais o poder decisório aliada a um déficit de transparência ou falta de vigilância.

Podemos representa-la de seguinte forma:

FRAUDE = ACESSO AO DINHEIRO + PODER DE DECISÃO – VIGILÃNCIA

Segundo Klitgaard, sua formula não é teoria pura, como toda formula, ela é genérica, uma depuração da experiência e sua principal contribuição é não dar ênfase ao papel das pessoas, mas sim às circunstâncias em que o roubo ocorre.

É comum tratar o roubo e os desfalques como um problema moral e é natural que que deva ser visto também sob essa ótica, mas o plano para combater os roubos não pode se restringir a contar com a honestidade das pessoas.

Qualquer sistema ou processo que dependa exclusivamente da honestidade dos envolvidos, terá exposição a um elevado risco.

No estudo promovido pelo CPDEC, foi constatado que os roubos no comercio varejista tem menos a ver com a honestidade e mais a ver com oportunidades. A maioria dos roubos foram feitas por pessoas “primárias”. Isso significa, que se as condições forem propícias, haverá um incentivo para que ela ocorra.

Em operações tentadoras como as que ocorrem no comercio varejista de medicamentos, que envolvem produtos de fácil transporte e de alto valor, o roubo não pode ser combatido apenas com um discurso moral. Será preciso adotar uma abordagem pragmática, com medidas preventivas que permitirão ampliar as chances de sucesso.

Os processos devem quebrar concentração de poder e tornar mais abertas as etapas na qual o problema tem maior possibilidade de ocorrer. Criar modelos de aprovação que envolvam mais de um arbitro, gerar interdependência, promover conferencias constantes, são algumas medidas que reduzirão os riscos.

Nas empresas que apresentam crescimento rápido os roubos são mais comuns, isso acontece porque os dirigentes estão com sua atenção mais concentrada nos aspectos relacionados a garantia das operações, do que nos nas ações de controle. Essas empresas tem o desafio de compatibilizar crescimento com controle.

Outro erro que deve ser evitado é não confundir o valor roubado, com os prejuízos da fraude. Um roubo de R$ 10.000,00 retrata apenas o valor apurado na ação descoberta e subestima drasticamente prejuízos causados por um esquema fraudulento. Muita informação se perde no caminho que leva o dinheiro do caixa de uma empresa ao bolso de um larápio, isso porque nem tudo que foi roubado é descoberto.

Também é importante considerar que os custos e os esforços para controlar as operações, fazem parte das boas práticas da governança corporativa e por isso não podem ser consideradas como despesas ou esforços desnecessários ou facultativos, mas sim como meios fundamentais para reduzir as oportunidades e minimizar os riscos.

Rodnei Domingues é professor e pesquisador do CPDEC Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada.

Publicado 22/06/2015