14 de outubro de 2026

Auditoria e Fiscalização

Programa Farmácia Popular do Brasil

Auditoria e Fiscalização

Controle e Monitoramento

Auditorias no Programa Farmácia Popular

Orientações sobre os processos de monitoramento, fiscalização, apresentação de documentos e defesa administrativa no Programa Farmácia Popular do Brasil (PFPB), conforme as regras estabelecidas pela Portaria GM/MS nº 12.091, de 11 de agosto de 2026.

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Fiscalização e Monitoramento

Fundamentos

O Ministério da Saúde realiza o monitoramento e a fiscalização das operações do PFPB com base em critérios de risco, permitindo direcionar as ações de averiguação conforme a natureza e a gravidade das possíveis irregularidades identificadas.

A farmácia deve manter seus documentos, registros e informações atualizados e disponíveis para apresentação quando solicitados pelo Ministério da Saúde.

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O que pode ser verificado

Escopo de Análise

Durante as ações de monitoramento e fiscalização, podem ser solicitados documentos e registros relacionados às dispensações realizadas pelo PFPB, incluindo, conforme o caso:

Prescrições e demais documentos utilizados na dispensação;
Documentos fiscais e registros das operações;
Informações e registros eletrônicos relacionados às vendas realizadas pelo Programa.
Documentos de identificação do beneficiário ou de terceiro autorizado;
Comprovantes e registros de dispensação;
A farmácia deve assegurar que os documentos e registros estejam íntegros, autênticos, disponíveis e rastreáveis.

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Evite Passivos

Atenção aos registros

Podem gerar questionamentos no processo de fiscalização situações como:

Ausência ou inconsistência de documentos da dispensação;
Inconsistências nos dados do beneficiário;
Falhas nos registros eletrônicos ou na rastreabilidade da operação;
Ausência de resposta ou de apresentação dos documentos solicitados pelo Ministério da Saúde.
Divergência entre a prescrição, o medicamento dispensado e os registros da operação;
Irregularidades nos documentos fiscais;
Dispensações realizadas em desacordo com as regras do PFPB;
A análise da irregularidade considera sua natureza, gravidade, impacto e demais critérios previstos na regulamentação.

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Penalidades

Penalidades

O monitoramento utiliza metodologia de análise de riscos, considerando, entre outros fatores, a gravidade dos fatos, a recorrência da conduta, o potencial dano ao erário e o histórico de conformidade da farmácia.

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Classificação de risco

As situações identificadas podem ser classificadas em quatro níveis:

Baixo
Médio
Alto
Muito alto

Consequências das irregularidades
O descumprimento das regras do PFPB poderá resultar, conforme a natureza e a gravidade da irregularidade, em:

Advertência;
Bloqueio temporário da conexão com o Sistema Autorizador de Vendas, pelo período previsto na Portaria;
Multa;
Cancelamento da participação no PFPB.
As penalidades podem ser aplicadas isoladamente ou cumulativamente, conforme as regras estabelecidas pela Portaria GM/MS nº 12.091/2026.

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Multas

CLASSIFICAÇÃO MULTA DE ATÉ
Leve 2%
Média 5%
Grave 10%
Gravíssima 20%

A base de cálculo da multa varia conforme a natureza da irregularidade e os critérios estabelecidos na Portaria. Em determinadas situações, quando não for possível individualizar o dano, poderá ser considerada a receita das vendas realizadas pela farmácia no PFPB nos 12 meses anteriores à decisão.

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Como agir em caso de notificação

Prevenção e Resposta

Boas práticas

Ao receber uma notificação do Ministério da Saúde:

✓ Confira o prazo para resposta

Não deixe a análise ou a apresentação dos documentos para o último momento.

✓ Verifique a consistência

Confira se os documentos apresentados correspondem às operações registradas no sistema.

✓ Mantenha o arquivo organizado

A documentação deve permanecer disponível durante todo o período de guarda e enquanto houver procedimento de monitoramento ou fiscalização em andamento.

✓ Reúna toda a documentação

Organize receitas, documentos, registros e documentos fiscais relacionados às operações questionadas.

✓ Apresente de forma objetiva

A resposta deve ser acompanhada dos documentos que comprovem os fatos alegados.

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Prazos Importantes

15
Dias

Quando o Ministério da Saúde solicitar documentos ou informações relacionados ao monitoramento do PFPB, a farmácia deverá apresentá-los no prazo de até 15 dias, contados do recebimento da notificação.

É possível solicitar prorrogação por igual período, desde que a justificativa fundamentada seja apresentada antes do término do prazo.

⚠️ O não atendimento, o atendimento fora do prazo ou a permanência dos indícios de irregularidade poderá resultar na adoção ou manutenção de medidas cautelares, incluindo a suspensão da conexão com o Sistema Autorizador de Vendas e dos pagamentos.

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Guarda de Documentos

Regra do MS

Prazo de 5 anos

A farmácia deve manter os documentos e registros das operações realizadas no PFPB pelo prazo mínimo de 5 anos, preferencialmente em meio digital ou eletrônico.

A documentação deve permanecer disponível para apresentação sempre que solicitada pelo Ministério da Saúde.

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Boas práticas para prevenção

Estratégia Preventiva

Para reduzir riscos e facilitar o atendimento às solicitações do Ministério da Saúde, recomenda-se:

Manter a documentação preferencialmente em formato digital;

Conferir regularmente a validade das prescrições e dos documentos utilizados na dispensação;

Manter atualizados os dados cadastrais e o e-mail utilizado pelo PFPB;
Realizar verificações internas periódicas para identificar e corrigir inconsistências.
Organizar os documentos de forma que cada operação possa ser localizada rapidamente;
Garantir a correspondência entre receita, beneficiário, medicamento, documento fiscal e registro eletrônico;

Treinar a equipe sobre os procedimentos de dispensação e documentação;

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